Uw factuur uitgelegd
Een toelichting op de opbouw van uw QLS-factuur en de bijbehorende factuurspecificatie
Elke maand ontvangt u van QLS Fulfilment een factuur voor de fulfilmentwerkzaamheden die wij voor u hebben uitgevoerd: verzendingen, retourverwerking, opslag en eventuele extra diensten. Deze factuur is opgebouwd uit een aantal vaste categorieën, en is altijd te herleiden tot de onderliggende zendingen en handelingen. Dit document legt uit hoe de factuur is opgebouwd, wat de verschillende regels betekenen en waar u de details van elke regel terugvindt.
Dit is een algemene toelichting die van toepassing is op elke factuur van QLS. De genoemde categorieën en termen kunnen terugkomen op elke factuurperiode; welke ervan op úw factuur staan hangt af van de diensten en zendingen die in die periode voor u zijn verwerkt.
1. Uit welke onderdelen bestaat de factuur?
De factuur die u per e-mail of via my.QLS ontvangt, is een overzichtsfactuur (PDF). Deze bevat:
- Een overzichtstabel met kostencategorieën: per categorie de periode, het aantal eenheden en het totaalbedrag.
- De totalen: het bedrag exclusief btw, de btw (21%) en het uiteindelijk te betalen bedrag.
- E-mail: administratie@qlsfulfilment.nl
- Telefoon: 078-6475590
- Website: www.qls.nl
Naast deze overzichtsfactuur kunt u in my.QLS, via de pagina “Facturen”, de volledige factuurspecificatie inzien en exporteren middels de opties “bekijken” “overzicht” en “specificaties”. Dit zijn gedetailleerde overzicht (Excel of scherm-export) waarin elke regel van de overzichtsfactuur is uitgesplitst tot op het niveau van een individuele zending of handeling. Achter iedere regel op deze pagina staat een knop “Zendingen” waarmee u kunt doorklikken naar de onderliggende zendingen (met barcode, ordernummer en verzenddatum).
2. De hoofdcategorieën op de overzichtsfactuur
De overzichtstabel op de factuur groepeert alle kosten in de volgende hoofdcategorieën:
|
Term op de factuur |
Wat het betekent |
|
Zending [vervoerder] |
De verzendkosten van uitgaande pakketten, per vervoerder (bijvoorbeeld PostNL, DPD, DHL, Bpost, FedEx of Deutsche Post). Dit is doorgaans de grootste post op de factuur. |
|
Retourverwerking |
De handling van retourzendingen die bij ons binnenkomen: uitpakken, controleren en terugboeken naar voorraad. |
|
Toeslagen |
Verzamelpost voor toeslagen die niet direct aan één zending zijn gekoppeld, zoals brandstof-, energie- of andere vervoerderstoeslagen over de gehele factuurperiode. |
|
VAS |
Value Added Services: extra diensten buiten het standaard pick-, pack- en verzendproces, bijvoorbeeld verpakking, labeling of assemblage, zoals met u overeengekomen. |
|
Voorraadkosten |
De kosten voor opslag van uw voorraad in het magazijn gedurende de factuurperiode. |
|
Correcties/vergoedingen |
Aanpassingen op eerdere facturen, bijvoorbeeld creditering van onterecht gefactureerde kosten of overeengekomen vergoedingen. Dit kan een negatief bedrag zijn. |
|
GoParcel |
De kosten voor het gebruik van het GoParcel abonnement en/of bedrukte dozen. |
|
Software |
De kosten voor het gebruik van de my.QLS Software. Deze kosten zijn afhankelijk van het aantal zendingen per maand. |
3. Wat betekenen de kolommen in de factuurspecificatie?
De factuurspecificatie (in my.QLS of als Excel-export) toont per regel de volgende kolommen:
|
Term op de factuur |
Wat het betekent |
|
Omschrijving |
De naam van de kostenpost, bijvoorbeeld “NL - DHL Pakje - 0-1KG” of “Brandstof toeslag”. Zie hoofdstuk 4 voor uitleg van veelgebruikte termen. |
|
Land |
Het bestemmingsland (of, bij retouren, vaak het land van herkomst) van de zending. |
|
Datum |
De verzend- of verwerkingsdatum van de betreffende zending of handeling. |
|
Tarief |
Het tarief per stuk zoals met u overeengekomen, exclusief btw. |
|
Bedrag |
Tarief × Aantal: het totaalbedrag voor deze regel, exclusief btw. |
In de onderliggende Excel-export (per zending) vindt u daarnaast ook de kolommen Handelsnaam (uw bedrijfsnaam), Barcode (trackingnummer van de zending), Ordernummer/Shopreferentie (uw eigen referentie) en Afzender (bij retouren, de naam van de klant die het pakket terugstuurt). Zo kunt u elke regel op de factuur terugleiden naar een specifieke bestelling.
4. Hoe wordt een bedrag per regel berekend?
Voor de meeste regels geldt eenvoudigweg: Bedrag = Tarief × Aantal. Een toeslag die per zending wordt berekend (zoals een brandstof- of tol toeslag) staat daarom los vermeld naast de basisverzendkosten, ook al horen ze bij dezelfde zendingen. Bij een regel met een negatief aantal of bedrag (bijvoorbeeld bij ‘Correcties/vergoedingen’) gaat het om een creditering op een eerdere factuur.
Sommige posten, zoals Voorraadkosten of Toeslagen over een langere periode, worden niet per zending maar als vast bedrag voor de gehele factuurperiode in rekening gebracht.
5. Vragen over uw factuur?
Heeft u na het lezen van deze toelichting nog vragen over een specifieke regel op uw factuur? Log dan in op my.QLS en bekijk via “Facturen” de bijbehorende zendingen, of neem contact op met onze administratie:
- E-mail: administratie@qlsfulfilment.nl
- Telefoon: 078-6475590
- Website: www.qls.nl