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Votre facture expliquée

Explication de la structure de votre facture QLS et de la spécification de facture correspondante

Chaque semaine, vous recevez de QLS Fulfilment une facture pour les services de fulfilment que nous avons effectués pour vous : expéditions, traitement des retours, stockage et éventuels services supplémentaires. Cette facture est composée de plusieurs catégories fixes et peut toujours être reliée aux expéditions et opérations sous-jacentes. Ce document explique comment la facture est structurée, ce que signifient les différentes lignes et où vous pouvez trouver les détails de chaque ligne.

Il s'agit d'une explication générale qui s'applique à toutes les factures de QLS. Les catégories et termes mentionnés peuvent apparaître au cours de chaque période de facturation. Ceux qui figurent sur votre facture dépendent des services et des expéditions traités pour vous au cours de la période concernée.

1. De quels éléments se compose la facture ?

La facture que vous recevez par e-mail ou via my.QLS est une facture récapitulative (PDF). Elle contient :

  • Un tableau récapitulatif des catégories de coûts : pour chaque catégorie, la période, le nombre d'unités et le montant total.
  • Les totaux : le montant hors TVA, la TVA (21 %) et le montant final à payer.

En plus de cette facture récapitulative, vous pouvez consulter et exporter la spécification complète de la facture dans my.QLS, via la page « Factures », à l'aide des options « Consulter », « Aperçu » et « Spécifications ». Il s'agit d'un aperçu détaillé (export Excel ou à l'écran) dans lequel chaque ligne de la facture récapitulative est ventilée jusqu'au niveau d'une expédition ou d'une opération individuelle. Derrière chaque ligne de cette page se trouve un bouton « Expéditions », qui vous permet d'accéder aux expéditions sous-jacentes (avec le code-barres, le numéro de commande et la date d'expédition).

2. Les principales catégories de la facture récapitulative

Le tableau récapitulatif de la facture regroupe tous les coûts dans les principales catégories suivantes :

Terme figurant sur la facture Ce que cela signifie
Expédition [transporteur] Les frais d'expédition des colis sortants, par transporteur (par exemple PostNL, DPD, DHL, Bpost, FedEx ou Deutsche Post). Il s'agit généralement du poste le plus important de la facture.
Traitement des retours Le traitement des retours que nous recevons : déballage, contrôle et remise en stock.
Suppléments Poste regroupant les suppléments qui ne sont pas directement liés à une seule expédition, tels que les suppléments carburant, énergie ou autres suppléments appliqués par les transporteurs sur l'ensemble de la période de facturation.
VAS Value Added Services : services supplémentaires en dehors du processus standard de picking, d'emballage et d'expédition, par exemple l'emballage, l'étiquetage ou l'assemblage, comme convenu avec vous.
Frais de stockage Les coûts liés au stockage de votre stock dans l'entrepôt pendant la période de facturation.
Corrections/remboursements Ajustements apportés à des factures antérieures, par exemple des avoirs pour des frais facturés à tort ou des remboursements convenus. Il peut s'agir d'un montant négatif.
GoParcel Les coûts liés à l'utilisation de l'abonnement GoParcel et/ou de cartons imprimés.
Logiciel Les coûts liés à l'utilisation du logiciel my.QLS. Ces coûts dépendent du nombre d'expéditions par mois.

3. Que signifient les colonnes de la spécification de facture ?

La spécification de facture (dans my.QLS ou sous forme d'export Excel) affiche les colonnes suivantes pour chaque ligne :

Terme figurant sur la facture Ce que cela signifie
Description Le nom du poste de coûts, par exemple « NL - DHL Pakje - 0-1KG » ou « Supplément carburant ». Consultez le chapitre 4 pour une explication des termes fréquemment utilisés.
Pays Le pays de destination de l'expédition (ou, dans le cas des retours, souvent le pays d'origine).
Date La date d'expédition ou de traitement de l'expédition ou de l'opération concernée.
Tarif Le tarif par unité convenu avec vous, hors TVA.
Montant Tarif × Quantité : le montant total de cette ligne, hors TVA.

Dans l'export Excel sous-jacent (par expédition), vous trouverez également les colonnes Nom commercial (le nom de votre entreprise), Code-barres (le numéro de suivi de l'expédition), Numéro de commande/Référence de la boutique (votre propre référence) et Expéditeur (pour les retours, le nom du client qui renvoie le colis). Vous pouvez ainsi relier chaque ligne de la facture à une commande spécifique.

4. Comment le montant de chaque ligne est-il calculé ?

Pour la plupart des lignes, le calcul est simple : Montant = Tarif × Quantité . Un supplément calculé par expédition (comme un supplément carburant ou un supplément de péage) est donc indiqué séparément des frais d'expédition de base, même s'ils concernent les mêmes expéditions. Lorsqu'une ligne comporte une quantité ou un montant négatif (par exemple sous « Corrections/remboursements »), il s'agit d'un avoir relatif à une facture antérieure.

Certains postes, tels que les Frais de stockage ou les Suppléments couvrant une période plus longue, ne sont pas facturés par expédition, mais sous la forme d'un montant fixe pour l'ensemble de la période de facturation.

5. Des questions concernant votre facture ?

Après avoir lu cette explication, vous avez encore des questions concernant une ligne spécifique de votre facture ? Connectez-vous à my.QLS et consultez les expéditions correspondantes via « Factures », ou contactez notre service administratif :