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Ihre Rechnung erklärt

Erläuterung zum Aufbau Ihrer QLS-Rechnung und der dazugehörigen Rechnungsspezifikation

Jede Woche erhalten Sie von QLS Fulfilment eine Rechnung für die Fulfilment-Leistungen, die wir für Sie erbracht haben: Versand, Retourenbearbeitung, Lagerung und gegebenenfalls zusätzliche Dienstleistungen. Diese Rechnung ist in mehrere feste Kategorien unterteilt und lässt sich jederzeit auf die zugrunde liegenden Sendungen und Vorgänge zurückführen. In diesem Dokument erfahren Sie, wie die Rechnung aufgebaut ist, was die einzelnen Positionen bedeuten und wo Sie die Details zu jeder Position finden.

Dies ist eine allgemeine Erläuterung, die für jede Rechnung von QLS gilt. Die genannten Kategorien und Begriffe können in jedem Abrechnungszeitraum vorkommen. Welche davon auf Ihrer Rechnung erscheinen, hängt von den Dienstleistungen und Sendungen ab, die im jeweiligen Zeitraum für Sie bearbeitet wurden.

1. Aus welchen Bestandteilen besteht die Rechnung?

Die Rechnung, die Sie per E-Mail oder über my.QLS erhalten, ist eine Übersichtsrechnung (PDF). Sie enthält:

  • Eine Übersichtstabelle mit Kostenkategorien: pro Kategorie den Zeitraum, die Anzahl der Einheiten und den Gesamtbetrag.
  • Die Gesamtbeträge: den Betrag ohne MwSt., die MwSt. (21 %) und den letztendlich zu zahlenden Betrag.

Neben dieser Übersichtsrechnung können Sie in my.QLS auf der Seite „Rechnungen“ über die Optionen „Ansehen“, „Übersicht“ und „Spezifikationen“ die vollständige Rechnungsspezifikation einsehen und exportieren. Dabei handelt es sich um eine detaillierte Übersicht (Excel- oder Bildschirmexport), in der jede Position der Übersichtsrechnung bis auf die Ebene einer einzelnen Sendung oder eines einzelnen Vorgangs aufgeschlüsselt wird. Hinter jeder Position auf dieser Seite befindet sich die Schaltfläche „Sendungen“, über die Sie zu den zugrunde liegenden Sendungen gelangen können (mit Barcode, Bestellnummer und Versanddatum).

2. Die Hauptkategorien auf der Übersichtsrechnung

In der Übersichtstabelle auf der Rechnung werden alle Kosten in die folgenden Hauptkategorien unterteilt:

Begriff auf der Rechnung Was bedeutet das?
Sendung [Versanddienstleister] Die Versandkosten für ausgehende Pakete, aufgeschlüsselt nach Versanddienstleister (zum Beispiel PostNL, DPD, DHL, Bpost, FedEx oder Deutsche Post). Dies ist in der Regel die größte Position auf der Rechnung.
Retourenbearbeitung Die Bearbeitung der bei uns eingehenden Retouren: Auspacken, Kontrollieren und Zurückbuchen in den Bestand.
Zuschläge Sammelposition für Zuschläge, die nicht direkt einer einzelnen Sendung zugeordnet sind, wie Kraftstoff-, Energie- oder andere Zuschläge der Versanddienstleister für den gesamten Abrechnungszeitraum.
VAS Value Added Services: zusätzliche Dienstleistungen außerhalb des standardmäßigen Pick-, Pack- und Versandprozesses, zum Beispiel Verpackung, Etikettierung oder Montage, wie mit Ihnen vereinbart.
Lagerkosten Die Kosten für die Lagerung Ihres Bestands im Lager während des Abrechnungszeitraums.
Korrekturen/Erstattungen Anpassungen früherer Rechnungen, zum Beispiel Gutschriften für zu Unrecht in Rechnung gestellte Kosten oder vereinbarte Erstattungen. Dabei kann es sich um einen negativen Betrag handeln.
GoParcel Die Kosten für die Nutzung des GoParcel-Abonnements und/oder bedruckter Kartons.
Software Die Kosten für die Nutzung der my.QLS Software. Diese Kosten hängen von der Anzahl der Sendungen pro Monat ab.

3. Was bedeuten die Spalten in der Rechnungsspezifikation?

Die Rechnungsspezifikation (in my.QLS oder als Excel-Export) enthält pro Position die folgenden Spalten:

Begriff auf der Rechnung Was bedeutet das?
Beschreibung Die Bezeichnung der Kostenposition, zum Beispiel „NL - DHL Pakje - 0-1KG“ oder „Kraftstoffzuschlag“. Siehe Kapitel 4 für eine Erläuterung häufig verwendeter Begriffe.
Land Das Bestimmungsland der Sendung (oder bei Retouren häufig das Herkunftsland).
Datum Das Versand- oder Bearbeitungsdatum der betreffenden Sendung bzw. des betreffenden Vorgangs.
Tarif Der mit Ihnen vereinbarte Tarif pro Einheit, exklusive MwSt.
Betrag Tarif × Anzahl: der Gesamtbetrag für diese Position, exklusive MwSt.

Im zugrunde liegenden Excel-Export (pro Sendung) finden Sie außerdem die Spalten Handelsname (Ihr Firmenname), Barcode (Trackingnummer der Sendung), Bestellnummer/Shop-Referenz (Ihre eigene Referenz) und Absender (bei Retouren der Name des Kunden, der das Paket zurücksendet). So können Sie jede Position auf der Rechnung einer bestimmten Bestellung zuordnen.

4. Wie wird der Betrag pro Position berechnet?

Für die meisten Positionen gilt ganz einfach: Betrag = Tarif × Anzahl. Ein Zuschlag, der pro Sendung berechnet wird (wie ein Kraftstoff- oder Mautzuschlag), wird daher separat neben den Basisversandkosten aufgeführt, auch wenn beide zu denselben Sendungen gehören. Bei einer Position mit einer negativen Anzahl oder einem negativen Betrag (zum Beispiel unter „Korrekturen/Erstattungen“) handelt es sich um eine Gutschrift zu einer früheren Rechnung.

Einige Positionen, wie Lagerkosten oder Zuschläge über einen längeren Zeitraum, werden nicht pro Sendung, sondern als Festbetrag für den gesamten Abrechnungszeitraum berechnet.

6. Fragen zu Ihrer Rechnung?

Haben Sie nach dem Lesen dieser Erläuterung noch Fragen zu einer bestimmten Position auf Ihrer Rechnung? Melden Sie sich bei my.QLS an und rufen Sie über „Rechnungen“ die zugehörigen Sendungen auf oder wenden Sie sich an unsere Verwaltung: