Overslaan naar inhoud
  • Er zijn geen suggesties want het zoekveld is leeg.

WooCommerce integratie

Documentatie

Belangrijke informatie

  • Heb je meerdere integraties bij QLS met dezelfde producten? Zorg ervoor dat de EAN's en SKU's gelijk zijn in alle shops. Zo komen de juiste koppelingen op de juiste producten en voorkom je dubbele producten in my.QLS.

  • EAN's en SKU's worden niet meer geüpdatet na de eerste synchronisatie. Zorg er dus altijd voor dat de gegevens kloppen voor je ze opslaat in je webshop en synchroniseert naar my.QLS.


WooCommerce configuratie

API-sleutel aanmaken

  1. Ga in WooCommerce naar WooCommerce > Instellingen > Geavanceerd
  2. Klik op REST API
  3. Klik op Sleutel toevoegen
  4. Vul de Beschrijving in (vb. QLS Fulfilment)
  5. Selecteer bij rechten lezen/schrijven
  6. Klik op Genereer API key

Je API-sleutel voor my.QLS is nu aangemaakt. Sluit dit venster niet, je krijgt de sleutels maar één keer te zien.

Controleer je producten

Voordat je begint met het aanmaken van de integratie in my.QLS raden we aan om je producten in de shop na te lopen. Let er hierbij op dat je producten voorzien zijn van unieke SKU's. Ook is het handig om eventuele oude producten uit de shop te verwijderen, zo start je met een up-to-date overzicht bij QLS.



My.QLS configuratie

Nu je de API-sleutel in WooCommerce hebt aangemaakt kan je verder met de volgende stappen in my.QLS.

Integratie aanmaken

  1. Ga in my.QLS naar Instellingen > Integraties
  2. Klik op Aanmaken
  3. Selecteer WooCommerce uit de lijst met integraties en klik op Koppelen

Na het doorlopen van deze stappen kom je op het integratiescherm terecht. Vul hier de volgende gegevens in om my.QLS te koppelen aan WooCommerce.

  • Integratie naam: Vul hier een naam in om je koppeling herkenbaar te maken
  • Handelsnaam: Selecteer hier de handelsnaam die je wilt koppelen aan deze integratie
  • Webshop URL: Vul hier de URL van je shop in, inclusief https://.
  • Consumer Key: Vul hier de Consumer Key in die je zojuist in WooCommerce hebt aangemaakt
  • Consumer Secret: Vul hier de Consumer Secret in die je zojuist in WooCommerce hebt aangemaakt
  • API Versie: Selecteer hier V3

Als je alle genoemde velden hebt ingevuld klik je onderin op Opslaan. Je instellingen worden nu opgeslagen en de verbinding met WooCommerce wordt getest. Wanneer alles goed is ingesteld krijg je de melding te zien dat WooCommerce succesvol gekoppeld is.

In het volgende deel van de documentatie worden alle instellingen van de integratie doorgenomen. Ben je hier al bekend mee, ga dan door naar Aan de slag.



Integratie instellingen

Nu de koppeling met WooCommerce actief is kan je beginnen met het instellen van je koppeling. Klik op de WooCommerce koppeling die je zojuist hebt aangemaakt, je zal nu een aantal extra opties zien. Deze instellingen zijn aan te passen op basis van jullie gewenste proces.

Synchroniseer bestellingen automatisch
Deze instelling zorgt voor het automatisch synchroniseren van de bestellingen uit je shop. Alle bestellingen die op processing/in behandeling staan en betaald zijn in je shop, worden binnengehaald in my.QLS. Deze synchronisatie draait elke ~5 minuten.

Tip: We raden in de meeste gevallen aan deze instelling pas aan te zetten als je voorraad bij QLS is ingeslagen.


Synchroniseer voorraden automatisch
Deze instelling zorgt voor het automatisch synchroniseren van voorraad naar je shop. In ons fulfilment proces is de voorraad in my.QLS leidend.

Tip: We raden in de meeste gevallen aan deze instelling pas aan te zetten als je voorraad bij QLS is ingeslagen.


Synchroniseer producten automatisch
Deze instelling zorgt voor het automatisch synchroniseren van je producten uit je shop. Deze taak draait automatisch rond middernacht. Standaard worden al je producten in je shop gesynchroniseerd naar my.QLS.

Tip: We raden in de meeste gevallen aan deze instelling pas aan te zetten als al je producten voorzien zijn van unieke SKU's.


Onbekende producten aanmaken
Deze instelling zorgt ervoor dat producten die nog niet in my.QLS staan aangemaakt kunnen worden. Deze instelling kan in de meeste gevallen aan blijven staan, behalve als je tijdelijk je nieuwe producten in je shop niet wilt aanmaken in my.QLS.


Matchen van producten
Producten kunnen gematcht worden op basis van bepaalde waardes uit je shop. Het matchen van producten zorgt ervoor dat de juiste koppeling op het juiste product komt te staan. Zonder deze koppeling kunnen bestelling en voorraden niet gesynchroniseerd worden. In het geval van WooCommerce raden we aan hier te kiezen voor Match producten op SKU.

Tip: Zorg ervoor dat je SKU juist ingevuld is in je shop voordat je deze producten opslaat. Opslaan zonder SKU of vanuit een gedupliceerd product kan zorgen voor onjuiste koppelingen.


Sync product velden
Via deze instelling worden de ingestelde velden voor jouw producten in my.QLS automatisch bijgewerkt. Indien deze velden leeg zijn, zal dus ook het lege veld worden overgenomen. Wanneer er een koppeling is met een externe partij (vb. Optiply) is het verstandig deze sync uit te laten.


Orders automatisch afhandelen
Deze instelling zorgt ervoor dat op het moment dat een order bij ons verwerkt is deze automatisch wordt afgehandeld in WooCommerce. We raden in de meeste gevallen aan deze instelling altijd aan te laten.


Direct synchroniseren
Onderaan de integratiepagina heb je drie knoppen om je bestellingen, producten of voorraden direct te synchroniseren. Dit kan handig zijn als je direct je aangemaakte producten in my.QLS wilt zien. Het uitvoeren van deze taken kan enkele minuten duren.


Checkout  instellingen

Halverwege de pagina ben je waarschijnlijk ook de checkout instellingen tegengekomen. Voor WooCommerce bieden wij een eigen checkout aan waarmee je je klanten extra opties kan aanbieden zoals afhaalpunten of avondleveringen. Klik hier voor meer informatie over de QLS checkout voor WooCommerce.




Aan de slag

Nu je bekend bent met alle instellingen van de integratie kan je beginnen met het synchroniseren van de producten. Heb je al een andere koppeling, zorg dat dat eventuele overeenkomende producten voorzien zijn van dezelfde EAN's en SKU's. Zo voorkom je dubbel aangemaakt producten in my.QLS. 

Als alles op orde is klik je onderaan de integratiepagina op Synchroniseer producten. Binnen enkele minuten zal je nu de producten uit je WooCommerce moeten zien via Fulfilment > Producten in my.QLS.


Toevoegen van EAN's in my.QLS

Let op: Deze stappen zijn alleen nodig als de producten uit WooCommerce nog niet bekend zijn in my.QLS. Als je al EAN's hebt voor deze producten in my.QLS vanuit een andere integratie, kan je deze stappen overslaan.

Aangezien WooCommerce niet een standaard EAN veld heeft, moeten de EANs eenmalig handmatig overgezet worden. Gelukkig kan dit gemakkelijk via een producten export / import.

De onderstaande uitleg gaat er van uit dat de code uit je SKU veld ook fysiek op het product staat. Mocht dit niet het geval zijn, laat dit dan weten aan onze IT Support.

  1.  Ga in my.QLS naar Fulfilment > Producten > Import / export. Klik vervolgens in het venster Download je productoverzicht op de knop Download Excel bestand (dit kan even duren). Klik vervolgens nogmaals op de knop om je overzicht te downloaden.

  2. Klik in het venster Download je productoverzicht op de knop Download Excel bestand (dit kan even duren). Klik vervolgens nogmaals op de knop om je overzicht te downloaden.
  3. Kopieer in Excel de volledige inhoud van de SKU kolom, plak deze in de EAN kolom en sla je bestand op.

  4. Ga terug naar my.QLS en klik in het venster Upload je productoverzicht op de knop Upload Excel bestand. (Verwijder bij een eventuele foutmelding de Productbeschrijving kolom uit het Excel bestand)

  5. Je ziet nu een overzicht van je producten. Selecteer bij Import modus de optie Alleen bijwerken en klik vervolgens rechtsonder op Aanmaken.

  6. Als er geen fouten gevonden zijn klik je vervolgens nogmaals op Aanmaken en staan je EAN's correct in my.QLS.

Je hebt nu het volledige integratieproces afgerond. Wil je direct je Inkomende goederen aanmelden bij QLS. Lees hier dan meer over onze Purchase Orders.



Support

Als je vragen en/of opmerkingen hebt over onze integratie of over deze documentatie kun je dit aangeven in een ticket bij onze IT Support of via de mail naar it-support@qls.nl. Voor vragen over het fulfilment proces, purchase orders of warehouse zaken kun je contact opnemen met de Warehouse Support of Accountmanagement. Bel je liever, dan kan je ons bereiken op 078-6475590.