Tijdens de installatie maken wij een 3rd-party app locatie aan in Shopify, je hoeft dus zelf geen fulfilment locatie aan te maken voor QLS.
Belangrijke informatie
- Vanuit Shopify is het verplicht je producten voorzien zijn van EAN's en SKU's om fulfilment succesvol te laten verlopen. Zorg er dus voor dat deze velden gevuld zijn bij al je producten.
-
Heb je meerdere integraties bij QLS met dezelfde producten? Zorg ervoor dat de EAN's en SKU's gelijk zijn in alle shops. Zo komen de juiste koppelingen op de juiste producten en voorkom je dubbele producten in my.QLS.
- EAN's en SKU's worden niet meer geüpdatet na de eerste synchronisatie. Zorg er dus altijd voor dat de gegevens kloppen voor je ze opslaat in je webshop en synchroniseert naar my.QLS.
Shopify configuratie
Installeren van de app in Shopify
- Ga in my.QLS naar Instellingen > Integraties
- Klik op Aanmaken
- Selecteer Shopify uit de lijst met integraties en klik op Koppelen
Na het doorlopen van deze stappen kom je op het integratiescherm terecht. Vul hier de volgende gegevens in om my.QLS te koppelen aan Shopify.
- Integratie naam: Vul hier een naam in om je koppeling herkenbaar te maken
- Handelsnaam: Selecteer hier de handelsnaam die je wilt koppelen aan deze integratie
- Shop URL: Vul hier je myshopify.com URL in. Deze is te vinden in Shopify via Instellingen > Domeinen. Dit is dus niet de URL die je bezoekers gebruiken. Gebruik je een redirect/omleiding? Gebruik dan je originele URL en niet je redirect/omleiding.
Klik na het invullen van deze gegevens op Opslaan. Als je URL juist is ingevuld wordt je nu doorverwezen naar Shopify om de QLS Fulfilment app te installeren. Na het toestaan van de QLS Fulfilment app wordt je weer teruggestuurd naar my.QLS.
Als alles goed gegaan is zie je in Shopify bij Instellingen > Locaties nu de QLS Fulfilment app.
Controleer je producten
Voordat je begint met het verder instellen van de integratie in my.QLS raden we aan om je producten in de shop na te lopen. Let er hierbij op dat je producten voorzien zijn van unieke EAN's en SKU's. Ook is het handig om eventuele oude producten uit de shop te verwijderen, zo start je met een up-to-date overzicht bij QLS.
Extra instellingen in Shopify
Let op: Stel de onderstaande opties pas in op het moment dat je gaat starten bij QLS. Fulfil je nog zelf of bij een andere partij, wacht dan tot je over bent naar QLS met het instellen van deze opties.
Verzendconfiguratie
Omdat de QLS Fulfilment app als nieuwe locatie werkt is het nodig om verzendtarieven toe te voegen voor deze locatie. Ga hiervoor in Shopify naar Instellingen > Verzending en bezorging > Algemene verzendtarieven. Op deze pagina kan je verzendzones aan de QLS Fulfilment locatie toewijzen. Het is mogelijk dat deze al automatisch zijn ingesteld, maar loop dit voor de zekerheid na. Je kan de tarieven en zones van je huidige locaties overnemen.
Automatische orderverwerking
Om te zorgen dat je niet voor elke bestelling handmatig fulfilment aan hoeft te vragen, heeft Shopify de optie om automatisch deze orders door te zetten naar my.QLS. Ga hiervoor in Shopify naar Instellingen > Algemeen > Bestellingsverwerking en selecteer hier onder Nadat een bestelling is betaald de optie De orderregels van de bestelling automatisch afhandelen. De twee vakjes die hierna tevoorschijn komen kan je leeg laten.
Voor bestellingen die geplaatst zijn voor het inschakelen van deze optie zal nog wel handmatig fulfilment aangevraagd moeten worden.
Let op: Werk je met andere fulfilment locaties of verstuur je zelf ook pakketten? Dan zullen deze bestellingen ook automatisch afgehandeld worden. Mocht je dit niet willen raden we het af deze instelling te gebruiken.
Locatieprioriteit
Waarschijnlijk wil je dat je bestellingen standaard aan QLS Fulfilment toegewezen worden. Dit kan je doen via de optie Routering van bestellingen in Shopify. Ga hiervoor in Shopify naar Instellingen > Verzending en bezorging > Routering van bestellingen en klik op 'x' routeringsregels actief.
Als je alleen bij QLS je fulfilment gaat doen raden we aan gebruik te maken van de onderstaande instellingen.
Als je op het potlood klikt kan je de locatievoorkeur instellen. (in dit voorbeeld is Thuis het default adres in Shopify)
My.QLS configuratie
In het volgende deel van de documentatie worden alle instellingen van de integratie doorgenomen. Ben je hier al bekend mee, ga dan door naar Aan de slag.
Integratie instellingen
Nu de koppeling met Shopify actief is kan je beginnen met het instellen van je koppeling. Klik op de Shopify koppeling die je zojuist hebt aangemaakt, je zal nu een aantal extra opties zien. Deze instellingen zijn aan te passen op basis van jullie gewenste proces.
Synchroniseer bestellingen automatisch
Deze instelling zorgt voor het automatisch synchroniseren van de bestellingen uit je shop. Alle bestellingen die op processing/in behandeling staan en betaald zijn in je shop, worden binnengehaald in my.QLS. Deze synchronisatie draait elke ~5 minuten.
Tip: We raden in de meeste gevallen aan deze instelling pas aan te zetten als je voorraad bij QLS is ingeslagen.
Synchroniseer voorraden automatisch
Deze instelling zorgt voor het automatisch synchroniseren van voorraad naar je shop. In ons fulfilment proces is de voorraad in my.QLS leidend.
Tip: We raden in de meeste gevallen aan deze instelling pas aan te zetten als je voorraad bij QLS is ingeslagen.
Synchroniseer producten automatisch
Deze instelling zorgt voor het automatisch synchroniseren van je producten uit je shop. Deze taak draait automatisch rond middernacht. Standaard worden al je producten in je shop gesynchroniseerd naar my.QLS.
Tip: We raden in de meeste gevallen aan deze instelling pas aan te zetten als al je producten voorzien zijn van unieke EAN's en SKU's.
Onbekende producten aanmaken
Deze instelling zorgt ervoor dat producten die nog niet in my.QLS staan aangemaakt kunnen worden. Deze instelling kan in de meeste gevallen aan blijven staan, behalve als je tijdelijk je nieuwe producten in je shop niet wilt aanmaken in my.QLS.
Matchen van producten
Producten kunnen gematcht worden op basis van bepaalde waardes uit je shop. Het matchen van producten zorgt ervoor dat de juiste koppeling op het juiste product komt te staan. Zonder deze koppeling kunnen bestelling en voorraden niet gesynchroniseerd worden. In de meeste gevallen raden we aan om producten te matchen op basis van EAN en SKU.
Tip: Zorg ervoor dat je EAN en SKU juist ingevuld zijn in je shop voordat je deze producten opslaat. Opslaan zonder EAN of SKU of vanuit een gedupliceerd product kan zorgen voor onjuiste koppelingen.
Producten met gelijke naam, EAN of SKU niet synchroniseren
Bij het inschakelen van deze instellingen ervoor dat er maar één koppeling per naam, EAN of SKU mag zijn. In de meeste gevallen raden we aan deze instellingen in te schakelen. Zo verklein je de kans dat producten onjuist gekoppeld worden.
Mocht je werken met A/B testen of heb je meerdere listings van éénzelfde product, dan kan je deze instelling beter uit laten.
Laat Shopify de klant informeren over order status
Het aanvinken van deze instelling zal er voor zorgen dat, naast de mailing van QLS, ook de mailing van Shopify verstuurd zal worden bij bestellingen. Als je wenst alleen gebruik te maken van de Shopify mailing kan eventueel je via Instellingen > Communicatie in my.QLS de mailing van QLS uitschakelen.
Sync product velden
Via deze instelling worden de ingestelde velden voor jouw producten in my.QLS automatisch bijgewerkt. Indien deze velden leeg zijn, zal dus ook het lege veld worden overgenomen. Wanneer er een koppeling is met een externe partij (vb. Optiply) is het verstandig deze sync uit te laten.
Integratie velden mappen
We bieden hier de mogelijkheid om buiten de standaardvelden ook nog extra velden te koppelen vanuit Magento aan QLS. Via het groene plusje is het mogelijk een nieuwe mapping toe te voegen.
Direct synchroniseren
Onderaan de integratiepagina heb je drie knoppen om je bestellingen, producten of voorraden direct te synchroniseren. Dit kan handig zijn als je direct je aangemaakte producten in my.QLS wilt zien. Het uitvoeren van deze taken kan enkele minuten duren.
Checkout instellingen
Halverwege de pagina ben je waarschijnlijk ook de checkout instellingen tegengekomen. Voor Shopify bieden wij een eigen checkout aan waarmee je je klanten extra opties kan aanbieden zoals afhaalpunten of avondleveringen. Klik hier voor meer informatie over de QLS checkout voor Shopify.
Aan de slag
Nu je bekend bent met alle instellingen van de integratie kan je beginnen met het synchroniseren van de producten. Heb je al een andere koppeling, zorg dat dat eventuele overeenkomende producten voorzien zijn van dezelfde EAN's en SKU's. Zo voorkom je dubbel aangemaakt producten in my.QLS.
Als alles op orde is klik je onderaan de integratiepagina op Synchroniseer producten. Binnen enkele minuten zal je nu de producten uit je Shopify shop moeten zien via Fulfilment > Producten in my.QLS.
Je hebt nu het volledige integratieproces afgerond. Wil je direct je Inkomende goederen aanmelden bij QLS, lees hier dan meer over onze Purchase Orders.
Support
Als je vragen en/of opmerkingen hebt over onze integratie of over deze documentatie kun je dit aangeven in een ticket bij onze IT Support of via de mail naar it-support@qls.nl. Voor vragen over het fulfilment proces, purchase orders of warehouse zaken kun je contact opnemen met de Warehouse Support of Accountmanagement. Bel je liever, dan kan je ons bereiken op 078-6475590.