Hoe maak ik een Purchase Order (PO) aan?
In dit artikel lees je hoe je via my.QLS zelf een PO kunt aanmaken.
Ben je een nieuwe klant of wil je weer even opgefrist worden? In de video hieronder laten we je stap voor stap zien hoe je via my.QLS een PO aanmaakt!
0:34 Purchase Order aanmaken
- Titel
- Leverancier
- Meerdere leveringen
- Track & trace code en verwachte leverdatum
- Pre-order
1:01 Leverancier toevoegen in QLS portaal
2:21 Handmatig producten toevoegen aan Purchase Order
2:48 Excel bestand uploaden aan Purchase Order
3:28 Zelf labels downloaden
4:24 Mijn leverancier plakt de labels
5:30 Purchase Order is aangemaakt
Aanmaken van de purchase order
Bij het aanmaken van de purchase order hebben we de volgende velden:
-
Titel - Vul hier de titel van je purchase order in. Dit veld is puur voor je eigen referentie. Voorheen was het ook mogelijk om een referentie nummer toe te voegen. Dit doet QLS nu automatisch zodat alle referentienummers uniek zijn.
-
Leverancier - Vul hier de leveranciers van je purchase order in. Vul hier de leverancier(s) van de purchase order in. Staat de leverancier nog niet in de lijst? Ga naar Instellingen → Leveranciers om leveranciers toe te voegen. Het is ook mogelijk om meerdere leveranciers toe te voegen.
-
Meerdere leveringen - Zet de instelling aan als de purchase order uit meerdere leveringen bestaat. Hierdoor kan je meerdere track & trace codes en verwachte leverdatums invullen. Deze informatie gebruikt QLS om een forecast te maken op de goederen en om de track & trace codes te kunnen scannen bij binnenkomst.
-
Track & trace codes en verwachte leverdatum - Vul hier de gegevens in van de track & trace en de verwachte leverdatum. Het invullen hiervan is verplicht.
-
Pre-order - Zet deze instelling aan als je voor alle producten binnen de purchase order pre-orders wilt toestaan. Let op: hiermee wordt de voorraad in de purchase order direct verkoopbaar via de integraties.
Zodra je bovenstaande informatie hebt ingevuld kan je producten toevoegen door deze handmatig toe te voegen of een Excel bestand te uploaden. Op de import pagina zijn templates beschikbaar zodat je precies weet in welk format het Excel bestand moet worden aangeleverd.
Met de update is het verplicht om minstens 24 uur van te voren een purchase order aan te maken bij QLS met daarin de juiste goederen. Zo zorgen we ervoor dat we goed zijn voorbereid op de inkomende goederen en kunnen we deze zo snel mogelijk verwerken. Wanneer er geen purchase order is aangemaakt kan QLS ervoor kiezen om de goederen niet of later te verwerken.
QLS Inbound labels toevoegen
Nadat de producten zijn toegevoegd kom je op de pagina inbound label pagina. Hier download je labels die op de dozen en/of pallets geplakt moeten worden. We raden aan om deze labels te plakken op alle dozen die je naar QLS opstuurt, ook als deze op een pallet staan. Het voordeel is dat je later zelf kan terugzien welke producten op welk label zijn verwerkt, maar ook dat QLS de dozen direct kan scannen bij binnenkomst. Bestaat de pallet uit heel veel kleine dozen dan is het mogelijk om alleen een label op de pallet te plakken.
Stuur je de producten rechtstreeks vanaf een leverancier op? Deel dan de link met je leverancier zodat ze gemakkelijk zelf labels downloaden. De leverancier heeft hier geen account voor nodig en de pagina is ook beschikbaar in het Engels. Natuurlijk krijgt de leverancier geen gevoelige informatie te zien. Het enige wat de leverancier ziet is het referentienummer en de bedrijfsnaam.
Wil je meer te weten komen over Purchase Orders? Via onderstaande linkjes vind je meer informatie!