Exportzendingen met DPD: zo maak je jouw exportfactuur in orde
Verstuur je een pakket naar een land buiten de Europese Unie (EU) met DPD? Dan heb je in de meeste gevallen een exportfactuur nodig. Deze factuur wordt gebruikt voor de douaneafhandeling en bevat informatie over de verzonden goederen, de waarde en de herkomst ervan.
Het is belangrijk dat de factuur volledig en correct is ingevuld. Ontbreken er gegevens of staan er onjuiste gegevens op de factuur? Dan kan dit leiden tot vertraging bij de douane of kan je zending worden teruggestuurd.
Op deze pagina lees je waar jouw exportfactuur aan moet voldoen en welke aanvullende documenten nodig kunnen zijn.
1. Aan welke voorwaarden moet de exportfactuur voldoen?
Houd bij het opstellen van jouw exportfactuur rekening met de volgende voorwaarden:
- Taal: Stel de factuur op in het Engels, Duits of Frans.
- Ondertekening: Zorg ervoor dat de factuur handmatig of digitaal is ondertekend door de afzender.
- Fysieke facturen: Voor bepaalde bestemmingen, zoals Noorwegen en Zwitserland, kunnen meerdere originele facturen en kopieën vereist zijn. Deze moeten in een documentenhoes aan de buitenkant van het eerste pakket worden bevestigd.
- Zendingen naar het Verenigd Koninkrijk: Voor zendingen naar het Verenigd Koninkrijk volstaat doorgaans een digitale factuur. Zorg er wel voor dat je deze binnen 24 uur kunt aanleveren wanneer de douane hierom vraagt.
Welke documenten je precies nodig hebt, kan verschillen per land en type zending. Controleer daarom vooraf welke eisen gelden voor jouw bestemming.
2. Welke gegevens moeten op de exportfactuur staan?
Zorg ervoor dat jouw exportfactuur volledig is ingevuld en minimaal de volgende gegevens bevat:
- Gegevens van de verzender en ontvanger: De volledige naam, het adres en het land van beide partijen.
- Factuurnummer en factuurdatum: Een uniek factuurnummer en de datum waarop de factuur is opgesteld.
- EORI-nummer: Het EORI-nummer van jouw bedrijf. Bij zakelijke zendingen kan ook het EORI-nummer van de ontvanger nodig zijn.
- Goederenomschrijving: Een duidelijke omschrijving van ieder product dat je verstuurt. Algemene omschrijvingen zoals 'gift' of 'samples' zijn onvoldoende. Vermeld bijvoorbeeld welk product het betreft en van welk materiaal het is gemaakt.
- HS-codes: De juiste douanecode per product. Deze code wordt gebruikt om goederen bij de douane te classificeren.
- Land van oorsprong: Het land waar het product daadwerkelijk is geproduceerd.
- Aantal en gewicht: Het aantal stuks per product, het netto- en brutogewicht en de bijbehorende maateenheden.
- Goederenwaarde en valuta: De waarde per product en de totale waarde van de zending, inclusief de gebruikte valuta, bijvoorbeeld EUR of GBP.
- Incoterms: De afgesproken leveringsvoorwaarden, bijvoorbeeld DAP of DDP. Hiermee wordt onder andere duidelijk wie verantwoordelijk is voor de invoerrechten en belastingen.
Verstuur je goederen zonder directe handelswaarde, zoals productmonsters? Dan kan een proformafactuur worden gebruikt. Vermeld ook hier een realistische waarde voor de douane.
3. Welke aanvullende documenten zijn nodig?
Naast de exportfactuur kunnen er aanvullende documenten nodig zijn om jouw zending met DPD te versturen.
Machtiging Directe Vertegenwoordiging (POA)
Wil je DPD machtigen om de douaneaangifte namens jouw bedrijf te verzorgen? Dan moet je eenmalig een ondertekende Machtiging Directe Vertegenwoordiging (Power of Attorney) aanleveren.
Je kunt hiervoor het beschikbare machtigingsformulier gebruiken.
Uitvoeraangifte bij zendingen boven € 1.000
Heeft jouw zending een waarde van meer dan € 1.000? Dan kan naast de exportfactuur een officiële elektronische uitvoeraangifte vereist zijn. Welke verplichtingen precies gelden, hangt onder andere af van de zending en de toepasselijke douaneregels.
4. Voorkom vertraging bij jouw exportzending
Controleer vóór verzending of alle gegevens op de exportfactuur volledig en correct zijn ingevuld. Controleer daarnaast of je de benodigde machtiging en eventuele aanvullende documenten hebt geregeld.
Houd er rekening mee dat ontbrekende of onjuiste informatie kan leiden tot vertraging bij de douane of retourzending van het pakket.
Twijfel je over de benodigde documenten voor jouw bestemming? Neem dan contact op met QLS voordat je de zending verstuurt.