Uitleg zendingen (pakketdienst)

In dit artikel

• Zendingen aanmaken per batch
• Zendingen aanmaken per stuk (Scan & Print)
• Handmatig zendingen aanmaken
• Zendingen in bulk aanmaken (.csv)
• Sneller printen met Zebra printers (ZPL)

Binnen my.QLS hebben we verschillende manieren om zendingen aan te maken. In deze documentatie worden die manieren omschreven. Zo kan je zelf bepalen welke methode het beste aansluit op je werkwijze.

Bekijk onderstaande video voor een snelle blik, als je hierna nog meer informatie nodig hebt kan je de geschreven documentatie erbij pakken.

De verschillende methodes

Momenteel ondersteunen we voor het aanmaken van zendingen in my.QLS de volgende methodes. Aanmaken per batch, Aanmaken per stuk (Scan & Print), Handmatig aanmaken en Bulk import (.csv).

Aanmaken per batch

Bij aanmaken per batch haal je zendingen uit integratie binnen en selecteer je zelf welke zendingen je aan wilt maken. Het handige van deze methode is dat je dus veel labels in één taak aan kan maken. In de meeste gevallen raden we deze methode aan. Het aanmaken van zendingen per batch gaat als volgt:

1. Ga in my.QLS naar Zendingen > Aanmaken > Per batch aanmaken.
2. Selecteer onder Bestellingen ophalen per integratie je gewenste integratie en klik op Zendingen aanmaken.
   
   Als het goed is zie je nu een overzicht van al je zendingen. Als dit de eerste keer is dat je zendingen binnenhaalt krijg je hoogstwaarschijnlijk de melding 'x' of meer zendingen hebben één of meerdere fouten. Geen zorgen, dit gaan we nu oplossen.
   
   Zie je geen zendingen? Controleer dan rechtsboven of de datumrange juist is ingevuld. Het is mogelijk dat je de tot/vanaf datum moet aanpassen om de juiste orders te zien.
   
3. Hoe stel ik een standaardverzendmethode in?
   Klik bij één van je zendingen op het potloodje om de zending te bewerken. Je zal nu een overzicht van de zending te zien krijgen.
   
   Klik bij je geopende zending op het veld onder Product en selecteer je gewenste verzendmethode. Wil je dit product altijd gebruiken voor vergelijkbare bestellingen? Klik dan op het vakje bij de blauwe tekst Dit product met deze opties altijd gebruiken voor:... en klik vervolgens op Opslaan.
   
   Wanneer je hierna de pagina ververst zal je zien dat alle orders met, in dit voorbeeld NL | Default, je gekozen verzendmethode hebben. Zie je nog zendingen zonder product, dan hebben deze order waarschijnlijk een andere tag.
   
   1. Extra info over standaardmethodes
      De NL | Default tag die je in deze afbeelding ziet staan is een voorbeeld. De waarde die hier komt te staan verschilt per webshop platform of zelfs per unieke webshop. In de meeste gevallen komt deze waarde mee uit de verzendoptie die je klant tijdens het afrekenproces heeft gekozen.
      
      
      
      Elk ontvanger land heeft ook eigen tags voor standaardproducten. Een order uit België met de bovenstaande voorbeeldsituatie zou dus binnenkomen als BE | Default.
4. (Optioneel) Loop de adressen na. Het is mogelijk dat je, na het kiezen van verzendproducten, nog steeds foutmeldingen ziet. Dit kan komen door ongeldig ingevulde adressen.
   
   Controleer altijd eerst of de postcode + huisnummer combinatie bestaat op postcode.nl. Als het adres niet bestaat raden we het aan dit nog even bij de consument na te gaan. Mocht het adres wel bestaan, maar krijg je alsnog een foutmelding, maak dan een ticket aan voor onze IT Support.
5. Nu alle adressen goed staan en verzendproducten zijn toegewezen kan je de zendingen waar je labels voor wilt aanmaken aan- of uit vinken en klikken op de knop Valideren en aanmaken.
   
   De labels worden nu gegeneerd en je zal worden doorverwezen naar de printpagina. Tegelijkertijd sturen we de track & trace door naar de webshop en zetten we de order op afgerond.
6. Je kan nu je labels en pakbonnen printen op je gewenste manier. Wil je veel labels in één keer uitprinten (100+), maak dan gebruik van de ^BETA LABELPRINTER (A6) optie.

Aanmaken per stuk (Scan & Print)

Bij het aanmaken van zendingen per stuk haal je de zendingen op basis van ordernummer uit je webshop en maak je zending voor zending de labels aan. Om deze methode optimaal te gebruiken raden we het aan een handscanner te gebruiken.

In dit proces print je eerst de pakbonnen en scan je deze pakbonnen vervolgens om een label voor die specifieke bestelling te genereren. Het is ook mogelijk om de ordernummers handmatig in te vullen. De uitleg gaat ervan uit dat je de pakbonnen van QLS zal gebruiken. Gebruik je je eigen pakbonnen, begin dan bij stap 4.

Het aanmaken van zendingen per stuk gaat als volgt:

1. Ga in my.QLS naar Zendingen > Aanmaken > Per stuk aanmaken. 
2. Selecteer onder Bestellingen ophalen via integratie je gewenste integratie en klik op Bestellingen ophalen.
3. Je ziet nu een overzicht van al je openstaande zendingen van je gekozen integratie. Selecteer alle zendingen waar je labels voor wilt printen en klik op Pakbonnen genereren.
   
   Nu je de pakbonnen hebt kan je de labels gaan genereren.
4. Ga naar Zendingen > Aanmaken > Per stuk aanmaken.
5. Selecteer onder Bestellingen matchen per integratie je gewenste integratie en klik op Scan & Print.
6. Scan de barcode van je pakbon of vul je ordernummer/referentie in en klik op Ophalen of op de enter-toets. Met de juiste scanner instellingen kan je ervoor zorgen dat dit automatisch na het scannen gedaan wordt.
7. Je ziet nu een scherm met je bestelling en verzendproducten. Na het kiezen van een verzendproduct kan je je label printen en kan je een nieuwe pakbon scannen.
   

Handmatig aanmaken

Wil je buiten de integraties om een label aanmaken of heeft je consument een specifiek retourenlabel nodig? Dan kan dit gemakkelijk via het handmatig aanmaken van een verzendlabel. 

Deze zendingen zijn niet verbonden aan je webshop. Er zal dus ook geen track & trace door worden gezet naar je webshop.

Het handmatig aanmaken van zendingen gaat als volgt:

1. Ga in my.QLS naar Zendingen > Aanmaken > Handmatig aanmaken.
2. Kies linksboven of je een Bezorgopdracht, Afhaalopdracht of Retouropdracht label aan wilt maken.
3. Controleer of de juiste handelsnaam ingevuld is en kies je verzendproduct. Vul vervolgens alle n.a.w. gegevens in en klik op Aanmaken om te printen of op Aanmaken & nieuwe zending om nog een zending aan te maken.
   
   Krijg je een foutmelding bij het adres? Controleer altijd eerst of de postcode + huisnummer combinatie bestaat op postcode.nl. Als het adres niet bestaat raden we het aan dit nog even bij de consument na te gaan. Mocht het adres wel bestaan, maar krijg je alsnog een foutmelding, maak dan een ticket aan voor onze IT Support.

Bulk import

Als je zendingen aan wilt maken voor een groot aantal bestellingen buiten je integraties om kan je dit doen via een bulk import. 

Het aanmaken van zendingen via bulk import gaat als volgt:

1. Download onze csv bulk import template.
2. Vul alle verplichte velden in. Heb je al een export bestand met de zendingsgegevens? Kopieer dan de inhoud van de kolommen naar de overeenkomende kolommen in onze template. Dit zijn alle verplichte velden:
   
   companyname of name
   street
   housenumber
   postalcode
   locality
   country
   brand_id
   product_id
   product_combination_id
   email (voor de track & trace)
   
   Je brand_id betreft de handelsnaam waar je de zendingen voor wilt aanmaken. Lees hier hoe je jouw brand_id kan vinden. 
   
   De product_id en product_combination_id zijn codes voor onze verzendproducten. Klik hier voor een overzicht van al onze huidige verzendopties. Let er wel op dat deze verzendproducten actief moeten zijn voor je bedrijf in my.QLS om deze te gebruiken.
3. Als alle velden zijn ingevuld kan je je bestand opslaan, doe dit als CSV (Comma delimited) (*.csv) in Excel. Na het opslaan kan je je bestand uploaden. Ga hiervoor in my.QLS naar Zendingen > Bulk.
4. Upload je bestand, selecteer bij CSV type de optie Pakketdienst QLS v1 en klik op Uploaden.
5. Als alles correct is ingevuld krijg je nu een overzicht te zien van al je zendingen. Je kan hier waar nodig nog de gegevens nalopen.
   
   Krijg je een foutmelding bij het adres? Controleer altijd eerst of de postcode + huisnummer combinatie bestaat op postcode.nl. Als het adres niet bestaat raden we het aan dit nog even bij de consument na te gaan. Mocht het adres wel bestaan, maar krijg je alsnog een foutmelding, maak dan een ticket aan voor onze IT Support.
6. Klik als alles naar wens is op Valideren & Aanmaken om je labels te genereren. Je kan nu je labels en pakbonnen printen op je gewenste manier. Wil je veel labels in één keer uitprinten (100+), maak dan gebruik van de ^BETA LABELPRINTER (A6) optie.

Sneller printen met Zebra printers

Naast de standaard PDF-optie bieden we voor gebruikers van Zebra printers ook de mogelijkheid om de labels uit te printen via ZPL (Zebra Programming Language). Met behulp van een extra programma, QZ Tray, kan je ervoor zorgen dat je label direct na het genereren uit je labelprinter komt.

Deze methode kan ook helpen bij het verbeteren van de kwaliteit van je verzendlabels.

Het instellen van QZ Tray gaat als volgt:

1. Ga naar https://qz.io/ en download QZ Tray.
2. Open het gedownloade bestand en volg de installeer stappen. Sluit het venster aan het einde van de installatie.
3. QZ Tray draait standaard op de achtergrond. Als het programma succesvol geïnstalleerd is zie je nu in je programma-menu rechtsonder het QZ Tray icoontje.
   
4. Open in my.QLS een bestaande zending en klik op Print.
5. Kies je gewenste printer en klik op Opslaan.
   
6. Als het goed is krijg je nu een pop-up van QZ Tray. Klik hier op Allow en vink de optie Remember this decision aan.
   
   
7. Als je labelprinter is aangesloten zou nu het label van je geselecteerde zending uit de printer moeten komen en is QZ Tray juist geconfigureerd.